Dr. Ing. Michael Jacobsen
JSmoin Softnet AG

Die Übersicht: Wie funktioniert es?

Das moderne Personal- und Teammanagement nutzt effiziente neue Wege: Mitarbeiter und Kunden werden aktiv in die Entscheidungsfindung einbezogen - "einfach online" - es gibt keine Zeitverzögerungen, es gibt keine manuellen Übertragungsfehler, es gibt keine Rechenfehler, Zwischen- und Endergebnisse stehen "just in time" und ortsunabhängig zur Verfügung.

Der teamcheck24-Weg: Die Situation wird mittels Befragung der Betroffenen analysiert und es werden Erwartungen für die nächsten Schritte abgefragt. teamcheck24 ist ein Personalmanagement-Werkzeug, mit dem online - also über das Internet oder im firmeninternen Intranet - eine exakte Team-Situations-Analyse durchgeführt wird. Bestandteil der Analyse sind sowohl die Aufnahme des gegenwärtigen Zustands als auch die Abfrage des Weiterentwicklungspotenzials des Teams - so werden schnell bestehende und zu erwartende Defizite offenbar.

Die Methode: Alle Teammitglieder und die Teamleitung werden mittels des elektronischen Fragebogens befragt, der von der Website www.teamcheck24.de im Internet über ein persönliches Login - also der Eingabe von Username und Passwort des Benutzers - erreicht wird. Alle Teammitglieder erhalten dazu von ihrer Teamleitung oder von ihrem Trainer oder Coach die Login-Daten. Eine teamcheck24-Sitzung kann nun zu jedem beliebigen Zeitpunkt und von jedem beliebigen Ort, an dem ein Internet-Zugang besteht, begonnen werden.

Der Vorgang: Alle "loggen sich ein" - gleichzeitig oder nacheinander - und gelangen damit auf den Übersichtsbildschirm zur teamcheck24-Befragung. Die Befragung besteht aus mehreren Fragbogenmodulen mit jeweils mehreren Fragen (z. B. die Angaben 0   6 bedeuten: 0 Fragen bearbeitet, 6 Fragen sind in diesem Modul zu bearbeiten). Der Bearbeitungsstatus ist farblich gekennzeichnet. Jeder Benutzer bearbeitet jedes Fragebogen-Modul, indem er dies anklickt und die Aussagen nach Schulnoten von 1 bis 5 bewertet. Wenn alle Aussagen eines Moduls benotet sind, kann am Ende der Seite "Zwischenspeichern" oder "Weiter" gewählt werden, um die Eingaben dieser Seite abzuschließen und die Eingaben über das Internet an den Auswerterechner zu schicken. So wird für jedes Fragebogenmodul verfahren, bis am Ende "Endgültig abspeichern" angeklickt wird. Die Sitzung wird abgeschlossen mit "Logout". Das Logout trennt die Verbindung zum Auswerterechner und verhindert, dass Unbefugte die abgegebenen Bewertungen einsehen können - also bitte nicht vergessen. Wir empfehlen, auch das Fenster zu schliessen, damit eventuell im Browser gespeicherte Daten gelöscht werden.

Die Ergebnisse: Die Teamleitung oder der Trainer bzw. Coach können mit ihrem speziellen Login für den Abruf der Ergebnisse jederzeit eine Auswertung einsehen, die aber erst am Ende des Befragungszeitraums komplett sein wird. Die Auswertung kann pro Sachgebiet, pro Modul oder pro Frage im Detail online betrachtet werden - oder über die "Druckansicht" und die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist im Format DIN A 4 quer zu empfehlen, ggf. auf Folie, um am Rand persönliche Notizen machen zu können.

Die Interpretation: Das Spinnendiagramm gibt die Übersicht, die Balkendiagramme zeigen im Detail, wo alles in Ordnung ist (grüne Balken, Kennung +++, ++ oder +), wo ein näheres Hinsehen lohnt (gelber Balken länger als grüner Balken) oder wo sofortige Abhilfe- und Verbesserungsmaßnahmen angebracht sind (roter Balken länger als grüner oder gelber Balken, Kennung - , -- oder --- ). Hinweise zum weiteren Vorgehen sind in dem Dokument "Beispielauswertung" (als PDF-File herunterladbar und ausdruckbar) gegeben.

Im Detail: Wie wird das Verfahren gesteuert?

Im Internet wird mittels eines beliebigen Browsers die Einstiegsseite
www.teamcheck24.de angewählt. Hier finden sich Erklärungen zur aktuellen Befragung. Von dieser Seite aus erfolgt der Aufruf der Zugangsseite, die Anmeldung mit der Eingabe von Username (Name der Befragung) und Passwort (persönliche Kennung für den Zugang).

Diese Daten werden vom teamcheck24-System automatisch erstellt und man erhält sie in einem verschlossenen Umschlag, persönlich oder per eMail vom Teamleiter oder Coach. Die eMail-Übertragung kann auf Wunsch und nach den technischen Möglichkeiten beim Benutzer verschlüsselt erfolgen. Mit Eingabe dieser Zugangsinformation wird die individuelle teamcheck24-Sitzung gestartet.

Nach dieser Eingabe erscheint automatisch die Inhaltsübersicht zum elektronischen Fragebogen. Hier erkennt man auch den Status der Beantwortung: rot = unbearbeitet, gelb = teilweise bearbeitet, grün = fertig. In der Abbildung sind 3 Zeilen zu sehen, jede Zeile steht für ein Fragebogenkapitel (Fragebogen-Modul), von denen jedes eine kleine Fragensammlung enthält.

Jetzt wird durch Anklicken mit der Maus ein noch nicht bearbeitetes Fragenkapitel ausgewählt und angezeigt. Das Beispiel zeigt das Fragebogen-Modul "Qualifikation" mit Erläuterungen und 4 „Fragen“ oder besser 4 Aussagen, die bewertet werden sollen. Als Maßzahl für die Zustimmung wurden hier die Schulnoten von 1 - „ich stimme voll und ganz zu“ - bis 5 - „ich stimme gar nicht zu“ - gewählt. Bewertet wird durch Anklicken der Felder auf der rechten Seite der Abbildung. Wenn die Bearbeitung unterbrochen werden muss, wird die Verbindung  mit „Logout“ getrennt. Man kann den Fragebogen jederzeit wieder aufrufen und die Beantwortung fortsetzen. Ist der Fragebogen komplett beantwortet, wird der Befehl „endgültig abspeichern“ angeklickt. Damit ist die Eingabe erledigt und die persönlichen Antworten werden zur anonymen Auswertung freigegeben.

Wie gelangt ein individuell auf die Organisation zugeschnittener Fragebogen ins Internet?

Alle Fragebögen basieren auf Vereinbarungen, die von dem Team getroffen wurden. Daher können auch die Fragebögen in den verschiedenen Teams, Organisationen bzw. Unternehmen oder Fachabteilungen unterschiedlich sein. Die Fragen und Aussagen sowie – und das ist besonders wichtig – die Vorgaben für die Auswertung können daher vom teamcheck24-Standard abweichen. Sie werden dann einfach von einer von der Organisation bestimmten Person in eine Tabelle eingegeben. Die teamcheck24-Software macht daraus Fragebögen, regelt die Zugänge und führt die statistische Auswertung durch. Diese Person benötigt keinerlei IT-Vorkenntnisse, die über die herkömmliche Benutzung eines PC hinausgehen.

Wie sieht die Auswertung aus?

Die Abbildung zeigt zwei typische Darstellungen für die Ausgabe der Ergebnisse: ein „Spinnendiagramm“ und das wohlbekannte Balkendiagramm. Spinnennetze erlauben sehr gut und übersichtlich Vergleiche. Hier sind Benchmarks deutlich darstellbar. Mit Balken wiederum lassen sich prozentuale Angaben sehr übersichtlich darstellen. Zur Weiterverwendung stehen auch die errechneten Zahlenwerte selbst zur Verfügung, sie sind in jedem beliebigen Datenformat abspeicherbar. Der entscheidende Vorteil: teamcheck24 liefert unbestechlich eindeutige und übersichtliche Maßzahlen und erleichtert zudem den Vergleich zwischen Teams hervorragend. Einzig die Verbesserungsmaßnahmen müssen vom Team, seiner Teamleitung oder dem Trainer bzw. Coach selbst festgelegt und ausgeführt werden. Dazu stehen ausführliche Handlungsempfehlungen auf Wunsch zur Verfügung.

Die anderen Internet-Seiten bei www.teamcheck24.de zeigen mehr zum Thema, insbesondere zur Administration (Verwaltung, erreichbar nach erfolgter, kostenloser Registrierung). Die Seiten leiten auch zu Online-Befragungen für andere Zwecke, die für das moderne Personal-, Kunden- und Bürgermanagement zur Verfügung stehen: Besuchen Sie www.jsmoin.de !.

Zusammenfassung

Mit teamcheck24 steht ein leistungsfähiges Online-Werkzeug zur Verfügung, das das unternehmensinterne Teammanagement effektiv unterstützt. Meinungen der Teammitglieder, der Teamleitung und ggf. von Kunden fliessen in die Teamsteuerung ein. Neu daran sind: 1. die übersichtliche und leicht zu bedienende Datenerfassung; 2. die sofortige, übersichtliche und dabei detaillierte Ergebnisdarstellung - ortsunabhängig: im Büro, in der Konferenz, im Außendienst; 3. die individuelle Integration der firmenspezifischen Besonderheiten - auf Wunsch; 4. die effektive Praxisorientierung als Instrument der Teamsteuerung; 5. eine nutzerfreundliche Benchmarkfunktion; 6. die individuelle Preisgestaltung durch modularen Aufbau.

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